Positive Kommunikationskultur
Eine positive Kommunikationskultur ist eine grundlegende Voraussetzung für den Erfolg jeder Organisation. Eine gute Kommunikation fördert Vertrauen und Zusammenarbeit und hilft bei der Lösung von Problemen und Konflikten. Eine positive Kommunikationskultur kann auch dazu beitragen, die Zufriedenheit und das Engagement der Mitarbeiter zu steigern und eine positive Unternehmenskultur zu fördern.
Es gibt verschiedene Schritte, die Sie unternehmen können, um eine positive Kommunikationskultur in Ihrer Organisation zu schaffen. Folgende 7 Tipps unterstützen aktiv die Entwicklung einer guten Kommunikationskultur.
1 Offene und respektvolle Kommunikation
Eine offene und respektvolle Kommunikation ist eine wesentliche Voraussetzung für eine positive Kommunikationskultur. Offenheit bedeutet, dass alle Beteiligten in der Lage sind, ihre Meinungen und Bedürfnisse auszudrücken, ohne Angst vor negativen Konsequenzen zu haben. Respekt bedeutet, dass alle Beteiligten die Meinungen und Bedürfnisse anderer akzeptieren und wertschätzen. Eine offene und respektvolle Kommunikation kann dazu beitragen, dass Konflikte vermieden werden und alle Beteiligten besser zusammenarbeiten können.
Um eine offene und respektvolle Kommunikation zu fördern, ist es wichtig, dass Sie als Führungskraft ein gutes Beispiel geben. Seien Sie offen für die Meinungen und Bedürfnisse Ihrer Mitarbeiter und zeigen Sie Respekt für ihre Beiträge. Schaffen Sie eine Kultur, in der offene und ehrliche Kommunikation gefördert und geschätzt wird
2 Konstruktive Feedbackkultur
Feedback ist ein wichtiger Bestandteil der Kommunikation und kann dazu beitragen, dass alle Beteiligten besser werden. Feedback sollte konstruktiv und auf Verbesserung ausgerichtet sein.
Um konstruktives Feedback zu geben, sollten Sie sich auf die Fakten konzentrieren und spezifische Beispiele verwenden. Vermeiden Sie es, persönlich zu werden, Schuldzuweisungen auszusprechen oder zu pauschalisieren. Geben Sie bei Bedarf und Wunsch Feedback-Empfehlungen, wie Ihre Mitarbeiter ihre Arbeit verbessern können.
Grundlagen sind wie immer das Aktive Zuhören und das Beibehalten der ICH-Perspektive.
3 Klare und eindeutige Kommunikation
Klarheit und Eindeutigkeit in der Kommunikation sind entscheidend, um Missverständnisse zu vermeiden und sicherzustellen, dass alle Beteiligten auf dem gleichen Stand sind, das gleiche verstanden haben. Vermeiden Sie vage oder unklare Botschaften. Hilfreich ist hier die Anwendung des 4-Ohren-Modells nach Schulz von Thun. Menschen kommunizieren sehr unterschiedlich, sie hören sehr unterschiedlich. Liegt die „Sprechpräferenz“ auf der appellativen Ebene, wird häufig ein unausgesprochener Subtext mit gesendet. „Es ist noch einiges zu tun.“ – Dieser Satz ist weder konkret noch eindeutig. Manche, die diesen Satz hören, verspüren ein schlechtes Gewissen, manche denken: Ja, hier ist noch einiges zu tun.
Stellen Sie sicher, dass alle Beteiligten verstehen, was Sie sagen und was Sie von ihnen erwarten.
Um klare und eindeutige Kommunikation zu gewährleisten, sollten Sie sich auf die Kernbotschaft konzentrieren und unnötige Informationen vermeiden. Verwenden Sie klare und prägnante Sprache. Nutzen Sie kurze Sätze und überprüfen Sie, ob Ihre Mitarbeiter Ihre Nachricht richtig verstanden haben.
4 Ziele gemeinsam besprechen
Eine positive Kommunikationskultur entsteht auch dann, wenn alle Beteiligten ein gemeinsames Ziel verfolgen. Es ist wichtig, dass Sie gemeinsam Ziele besprechen und sicherstellen, dass alle Beteiligten verstehen, was sie erreichen wollen. Wenn alle Beteiligten ein gemeinsames Ziel haben, können sie besser zusammenarbeiten und erfolgreicher sein. Darüber hinaus kann ein gemeinsames Ziel dazu beitragen, dass alle Beteiligten sich auf ihre Arbeit und auf das Wesentliche konzentrieren.
Gemeinsame Ziele sind sinnstiftend und unterstützen aktiv das Miteinander.
5 Empathisch sein
Empathie bedeutet, dass Sie versuchen, die Perspektive des anderen zu verstehen und versuchen, sich in seine Lage zu versetzen. Wenn Sie sich in die Lage des anderen versetzen, können Sie besser verstehen, warum er oder sie bestimmte Entscheidungen trifft oder warum er oder sie auf eine bestimmte Weise handelt.
Empathie heißt auch, absichtslos zuzuhören, aufrichtig interessiert und wertneutral zu sein. Dies ist die Voraussetzung für gesunde Beziehungen.
6 Konflikte lösen
Es ist wichtig, dass Konflikte gelöst werden, bevor sie eskalieren. Versuchen Sie, Konflikte konstruktiv anzugehen und gemeinsam eine Lösung zu finden.
Nach Glasl ist ein sozialer Konflikt eine Interaktion zwischen mehreren Aktoren (Individuen, Gruppen, Organisationen…), wobei wenigstens ein Aktor Unvereinbarkeiten im
- Denken / Vorstellen / Wahrnehmen und/oder
- Fühlen und/oder
- Wollen und/oder
- mit anderen Aktoren in der Art erlebt, dass im Realisieren eine Beeinträchtigung durch den anderen erfolge.
(Quelle: Glasl. Konfliktmanagement. 1990. S. 14 f.)
Folgende Hintergrundfragen können helfen, Konflikte professionell zu analysieren:
- Wodurch ist das Problem bzw. der Konflikt entstanden? (nächster Schritt: exakte Definition des Problems)
- Welche Positionen (Funktionen) stehen im Konflikt einander gegenüber?
- Welche Personen sind betroffen?
- Welche Kollegen bzw. Hierarchieebenen sind betroffen?
- Ist in der Organisation Wissen über Konfliktlösungsstrategien vorhanden?
- Gibt es bereits ausgebildete Moderatoren, Coaches und Mediatoren?
- Wie wird über die Entwicklung von Optionen nachgedacht?
- Wie sucht man Wahlmöglichkeiten?
- Welche Ziele haben einzelne Organisationsteilnehmer? Wie sollen diese Ziele erreicht werden?
- Wie sehen Macht- und Entscheidungsstrukturen aus?
- Wer hat den größten Gewinn bzw. Verlust zu erwarten?
Leitfaden Konfliktgespräch
- Stufe: Was ist das Problem
- Für mich?
- Für den anderen?
- Sammeln Sie alle dazugehörigen Informationen.
- Beschreiben Sie mögliche Ursachen.
- Stufe: Was bedeutet das?
- Für mich?
- Für den anderen?
- Formulieren Sie Ihre persönliche Betroffenheit und Ihre Gefühle in Ich-Botschaften („Mir geht es dabei so …“).
- Seien Sie dabei offen und verbergen Sie Ihre eigenen Motive und Interessen nicht.
- Stufe: Was kann anders werden?
- Suchen Sie nach Alternativen.
- Respektieren und verstehen Sie sich und Ihr Gegenüber als gleichberechtigte Personen.
- Gehen Sie partnerschaftlich aufeinander zu.
- Verdeutlichen Sie die jeweiligen Erwartungen in Ich-Botschaften.
- Stufe: Was soll anders werden?
- Definieren Sie Ihr Ziel / Ihre Ziele.
- Bemühen Sie sich, gemeinsam eine kooperative Lösung herbeizuführen.
- Überlegen Sie, was Sie anders machen können.
- Stufe: Was brauchen wir, um das Ziel zu erreichen?
- Finden Sie Ressourcen, die der Einzelne mitbringt.
- Nehmen Sie die Bedürfnisse Ihres Gegenübers ernst.
- Bringen Sie gegenseitige Wertschätzung zum Ausdruck.
- Stufe: Was werde ich wann / wie / wo tun?
- Beschließen Sie gemeinsame Realisierungsmaßnahmen und künftige Umgangsformen.
- Schließen Sie Vereinbarungen mit Vertragscharakter ab.
- Stufe: Welche Konsequenzen wird das haben?
- Formulieren Sie persönliche Konsequenzen.
- Achten Sie auf Erfüllbarkeit.
7 Regelmäßige Retrospektiven
Eine konstruktive, offene Kommunikationskultur ist überlebenswichtig für jedes funktionierende Team. Aus diesem Grund sollten Retrospektiven regelmäßig durchgeführt werden. Retros sind ein Tool der Reflexion im Team. Im Fokus steht die Betrachtung. was gut lief und was weniger gut war in der Zusammenarbeit.
Empfehlenswert ist für Retros eine Moderation. Bewährt haben sich für eine gute Moderation gemeinsame Regeln, eine konstruktive und sachliche Feedbackkultur, die Zeit-Verantwortung inne zu haben, konkrete Handlungsempfehlungen festzuhalten, um Modifizierungen und Weiterentwicklungen im Team zu garantieren.
Bei der Retrospektive sind folgende drei Fragen hilfreich:
- Was lief gut? Der Fokus richtet sich auf das, was gut gelaufen ist im Miteinander, in der Zusammenarbeit, beim Lösen von Spannungen und Konflikten.
- Was sollten wir anders machen? Im Mittelpunkt stehen hier Spannungsthemen, was hinderlich war in der Zusammenarbeit, Missverständnisse, Unausgesprochenes. Grundvoraussetzung ist eine gute Feedbackkultur.
- Mit welchen Verbesserungen fangen wir an? Jede Retrospektive mündet in mindestens einer konkreten Maßnahme zur Verbesserung.
Wie viel Zeit für die Retrospektive aufgewendet werden soll, hängt von Teamgröße und Länge der jeweiligen Iteration ab. Empfohlen werden 1,5 h – 2 h. Sinnvoll ist es auf jeden Fall, Retrospektiven regelmäßig abzuhalten, zu ritualisieren. Retrospektiven sind wie ein Spannungsbarometer für das Team.
